يعتبر تقديم الشكر عند الحصول على هدية أو خدمة معيّنة من أساسيات اللباقة التي تنمّ عن مدى تقديرك واحترامك للشخص الذي قدّم هذه الهدية أو الخدمة. وكما هو الحال في الحياة اليومية، ينطبق الأمر أيضًا على الجانب المهني، بل إنه في الواقع أشدّ أهمية في هذا الجانب. إن كنت تملك منظّمة غير ربحية، فعليك بلا شكّ ألاّ تهمل أمر تقديم الشكر للجهات المانحة التي تدعم مؤسستك.
وحتى تدرك أهمية هذا الأمر، إليك بعض الأرقام المهمة: بحسب الدراسات فإن ما نسبته 65% من الجهات المانحة لأول مرة، تعزف عن تقديم منحة ثانية، وما نسبته 80% من المانحين أوضحوا أن جملة بسيطة مثل "شكرًا" قد تجعلهم يفكّرون بتقديم منح مرّة أخرى.
هذه النسب تظهر مدى أهمية الشكر والتقدير في دعم شركتك وجلب المزيد من التمويل لها. ولابدّ من التركيز على أنّ رسالة الشكر هذه ليست بهدف تشجيع المانحين على تقديم المزيد من الدعم وحسب، إنّما هي ضرورة تسهم في إشعار المانحين بأنهم جزء من قضية أعظم. إن وضعت نفسك مكان أحد المانحين، ستفهم بالضبط ما نتحدّث عنه هنا، تخيّل أنّك تبرّعت بمبلغ بسيط لدعم قضية تهتم بها. ما الذي يجعلك تشعر بالتقدير حقًا؟ ألاّ تتلقى أيّ شيء مطلقًا من المؤسسة التي تبرّعت لها، أم تلقي رسالة أوتوماتيكية تعبّر عن امتنان المؤسسة، أم أن تصلك رسالة بسيطة تستهدفك شخصيًا، وتوضّح لك كيف أثّر المبلغ الذي تبرّعت به في دعم القضية أو تطوير جانب معيّن من المؤسسة بحث تشعر أنّك قد أحدثت فرقًا بالفعل؟
في حال كنت تملك مؤسسة أو منظمة غير ربحية أو كنت طالبًا وحصلت على منحة دراسية من أحد الجامعات أو الجهات التي تموّل الدراسة، وتواجه صعوبة في إيجاد الردّ المناسب للجهات المانحة وصياغة رسالة الشكر الموجهة إليها، فأنت في المكان الصحيح، تقدّم لك منصّة تعلّم اليوم أهمّ النصائح العملية البسيطة التي تضمن لك كتابة رسالة شكر مميزة، تُشعر المانح بالتقدير الكافي وقد تسهم بشكل كبير في تحسين التمويل الذي يصل إلى منظّمتك.
نصائح لكتابة رسالة شكر للجهات المانحة
- 1- إجعل رسالتك شخصية
أهمّ نصيحة يمكننا أن نقدّمها لك في هذا الشأن هي التخصيص ثمّ التخصيص ثمّ التخصيص! تعتبر جملة مثل: "dear supporter" أسهل طريقة لتشعر الشخص أو الجهة المانحة بأنها ليست مميزة على الإطلاق. لذا احرص على تخصيص رسالتك من خلال كتابة اسم المانح، والحديث عن تفاصيل المنحة التي قدّمها. أشعره أنّك تعرف بالضبط ما قدّمه للمؤسسة، وأنه ليس مجرّد اسم من بين آلاف الأسماء الأخرى في قائمتك.
- 2- تحدّث عن أثر الدعم المقدّم من المانح
هنا، تظهر مهاراتك في الكتابة والسرد، وضّح في رسالتك المسارات الرئيسية للمشروع والقنوات التي يُنفق فيها الدعم المقدّم من المانح، وتحدّث عن الأثر الإيجابي الذي أحدثته المنحة أو الدعم في الارتقاء بمؤسستك والمساهمة في تحقيق رؤيتها.
من الأفكار المميزة الأخرى في هذا الشأن، إرسال عبارة شكر من أحد المستفيدين من هذا الدعم. مثال على ذلك؛ إن كانت منظّمتك تعمل في مجال دعم الأطفال الأيتام، يمكنك أن ترفق مع رسالتك عبارة شكر من أحد الأيتام المنتفعين من التمويل المقدّم من الجهة المانحة التي توجّه إليها الخطاب.
- 3- أرسل وصل الاستلام بشكل منفصل
وصل الاستلام هو في العادة بريد إلكتروني أو ملف يتمّ إرساله إلى الجهة المانحة، يحتوي على تفاصيل المنحة (أو الدعم) المُستلم، حيث تقوم معظم الشركات والمنظمات غير الربحية بإرفاق هذه التفاصيل مع رسالة الشكر. لكن هذا الأمر يجعل رسالتك أكثر رسمية وجمودًا ويُفقد رسالة الشكر معناها الحقيقي. لذا احرص دومًا على إرسال وصولات الاستلام وأيّ معلومات وتفاصيل رسمية متعلّقة بالمنحة بشكل منفصل. حتى لا تظهر وكأنك مهتم بالأمور المادية فقط ولا تلقِ بالاً للرؤية الإنسانية في شركتك.
- 4- شارك رسالتك على السوشيال ميديا
يمكنك أن تطلب من الجهة المانحة مشاركة رسالة الشكر التي أرسلتها على حساباتها في مختلف قنوات التواصل الاجتماعي، حيث أنّ الجميع يحبّ أن يتفاخر بالأعمال الخيرية التي يقوم بها. أو القضايا الإنسانية التي يدعمها. مثل هذا الأمر سيشعر المانح بمدى تقديرك وعرفانك للدعم الذي قدّمه لمؤسستك.
- 5- استخدم النبرة المناسبة
لابدّ من اختيار النبرة المناسبة في رسالتك، بما يتوافق مع طبيعة الشخص أو الجهة المانحة. تحاور مع فريقك المكلّف بالتواصل مع هذه الجهات لتعرف منهم الأسلوب الأنسب لكتابة رسالة الشكر، حيث تختلف لغة رسالة الشكر ومدى رسميتها باختلاف المانح. رسالة موجّهة لأحد الأفراد الداعمين لمنظّمتك ستكون بكلّ تأكيد أقل رسمية من رسالة موجهة إلى جهة مانحة دولية.
- 6- وقّع رسالتك يدويًا
مجدّدًا، يجب ألاّ تظهر رسالتك كأنها نموذج جاهز أُرسل إلى العشرات من المانحين. ولعلّ إحدى الطرق البسيطة التي تجنّبك الوقوع في هذا الفخّ هي توقيع الرسالة يدويًا. سيكون من المبهر حقًا أن يقوم رئيس الشركة بتوقيع الرسائل قبل إرسالها، فهذا الأمر يعطي انطباعًا إيجابيًا حول مدى اهتمام المؤسسة بالمانحين والجهات الداعمة.
- 7- لا تنسَ ذكر بعض التفاصيل
يتوق المانحون دومًا لمعرفة تفاصيل أكثر عن مؤسستك والخدمات التي تقدّمها للمجتمع. فهل تجد نفسك حريصًا على إطلاعهم بمثل هذه التفاصيل؟ ليس هذا وحسب، في حال تبرّع أحدهم لدعم برنامج أو قسم معيّن في مؤسستك، احرص على تزويده بمعلومات وتفاصيل عن هذا القسم بالذات بدلاً من ذكر تأثير دعمه على الشركة بشكل عام، حيث أنّ لمثل هذا الأمر أهمية كبرى بالنسبة للمانح.
- 8- أرفق دعوة مع رسالتك
في المرة المقبلة التي تكتب فيها خطاب شكر، حاول أن ترفق دعوة للمانح كي ينضمّ إليك في حدث أو مناسبة معيّنة لا تستوجب تقديم دعم آخر. يمكنك دعوته لحضور فعالية مجانية، أو جلسة حوارية متعلّقة بمؤسستك أو غيرها. وقد تكون دعوتك أمرًا بسيطًا كأن تطلب منه توقيع عريضة ما، أو حتى متابعة صفحة مؤسستك على وسائل التواصل الاجتماعي. من خلال هذه الخطوة ستظهر له أنّك مهتمّ بك كشخص أو كجهة داعمة، وبأنك ممتن لما قدّمه من دعم ولا تسعى لطلب المزيد.
- 9- أرفق صورًا تعبّر عن نجاحك
حبّ المانحون رؤية صور تمثّل نجاح منظمتك، لاسيّما إن كان لهم دور في صنع هذا النجاح، من خلال الدعم الذي قدّموه. لذا لا مانع من أن ترفق مع خطاب الشكر الذي أرسلته بعض الصور التي تظهر أشخاصًا انتفعوا من مؤسستك أو أحداثًا تطوعية أو فعاليات ناجحة. مثل هذه الصور ستضفي لمسة مميزة على خطابك، وتجعل أكثر حياة من مجرّد رسالة رسمية جامدة.
- 10- أرسل رسالة مصوّرة
تعدّ هذه الطريقة من أكثر الأفكار تميّزًا لتقديم الشكر للشخص أو الجهة المانحة، إذ إنّ الكثير من المشاعر تتلاشى بين السطور المكتوبة. كلّ ما تحتاجه لتطبيق هذه الفكرة، هو هاتف ذكي أو جهاز لابتوب، واطلب العون من فريق العمل لتسجيل فيديو يضمّ عبارات شكر نابعة من القلب توجّهها أنت وفريقك لهذا المانح.
إنّك بهذه الطريق تخصّص رسالتك أكثر، وتعبّر عن مشاعر التقدير والامتنان بشكل أفضل. كما يمكنك مشاركة هذه الرسالة المصورة على وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة لمنظّمتك.
من خلال هذه الخطوات البسيطة ستضمن إيصال تقديرك للجهات المانحة التي تدعم قضيّتك بطريقة مميزة ستدفعهم في الغالب إلى الاستمرار في دعمك وتقديم المزيد من التمويل لك، فضلاً عن نشر سمعة طيبة عنك الأمر الذي سيسهم بشكل فعّال في توسّع منظّمتك وازدهارها.
نماذج رسالة شكر جاهزة
حمّل النماذج من هنا: